Macam Macam dan Jenis Laporan yang Harus Dibuat dalam Organisasi GP Ansor

Sebelum Infojempol menyajikan tentang macam-macam laporan yang harus di buat oleh Gerakan Pemuda Ansor, Admin akan memberikan sedikit ulasan dulu tentang apa itu laporan, dan juga fungsi serta manfaatnya.

Informasi mengenai pengertian, tujuan dan manfaat pembuatan laporan secara umum adalah sebagai berikut:

Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan  untuk informasi yang dibutuhkan, berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor telah  melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.

Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan seorang sekretaris kepada atasannya atau suatu panitia/tim kepada yang membentuknya sebagai akibat dari pelaksanaan suatu kegiatan.

Menurut wikipedia Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Terdapat beberapa pengertian laporan menurut para ahli, yakni sebagai berikut

• Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo : Laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi.
• Menurut J.C. Denyern : Laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.

Fungsi Laporan

1. alat untuk menyampaikan informasi
2. alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas
3. bahan penentu kebijakan
4. alat untuk membina kerja sama
5. alat untuk memperluas ide/tukar menukar pengalaman

Tujuan Laporan

1. Mengenalpasti masalah 
2. Memberikan maklumat dan fakta 
3. Mencadangkan penyelesaian 
4. Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan 
5. Membuat kesimpulan 
6. Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti 
7. Membuat rekod sesuatu peristiwa 
8. Menganalisi aktiviti perniagaan
9. Mensintesis sesuatu pelan tindakan 
10. Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll. 
11. Laporan boleh berbentuk pendek atau panjang dalam format informal atau formal 

Manfaat Laporan

1. Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk :
2. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.
3. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.
4. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
5. Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.

Macam dan Jenis Laporan GP Ansor

Dalam GP Ansor terdapat 6 jenis laporan yang harus di buat, hal ini berdasarkan pada Peraturan Organisasi Gerakan Pemuda Ansor tentang Pedoman Penyelenggaraan Administrasi, dan tepatnya berada pada BAB VII.

Berikut ini isi bab VII yang Infojempol sajikan secara lengkap,

Bagian Kesatu

Jenis Laporan

Pasal 39

Laporan terdiri dari 6 jenis berikut:

1. Laporan pertanggungjawaban;
2. Laporan perjalanan;
3. Laporan kegiatan;
4. Laporan berkala;
5. Laporan program kerja;
6. Laporan pelaksanaan program.

Bagian Kedua

Laporan Pertanggungjawaban

Pasal 40

1. Laporan Pertanggungjawaban adalah laporan yang disampaikan oleh ketua umum/ketua di hadapan Kongres/Konferensi/Rapat Anggota sebagai pertanggungjawaban kepemimpinan organisasi selama masa khidmat tertentu.
2. Laporan Pertanggungjawaban disusun sebagai berikut:

• Pendahuluan;
• Kondisi obyektif organisasi;
• Program hasil kongres/konferensi/rapat anggota;
• Pelaksanaan program;
• Administrasi, surat-menyurat, inventarisasi;
• Laporan keuangan;
• Hambatan-hambatan;
• Kesimpulan;
• Rekomendasi;
• Penutup.

Bagian Ketiga

Laporan Perjalanan

Pasal 41

1. Laporan Perjalanan adalah laporan yang disampaikan oleh pengurus atas keikutsertaannya dalam suatu kegiatan yang dilaksanakan baik oleh GP Ansor maupun institusi lain.
2. Laporan Perjalanan terdiri atas beberapa bagian berikut:

• Pendahuluan;
• Nama, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan;
• Ringkasan umum hasil kegiatan;
• Hambatan-hambatan;
• Kesimpulan;
• Rekomendasi;
• Penutup.

Bagian Keempat

Laporan Kegiatan

Pasal 42

1. Laporan Kegiatan adalah laporan pelaksanaan suatu kegiatan, yang disampaikan oleh panitia dan/atau ketua koordinator pelaksana program/kegiatan kepada organisasi melalui ketua/wakil ketua yang membidangi yang bersangkutan.
2. Laporan Kegiatan terdiri dari beberapa bagian berikut:

• Pendahuluan;
• Nama kegiatan;
• Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan;
• Peserta kegiatan;
• Uraian umum hasil kegiatan;
• Laporan penggunaan anggaran;
• Hambatan-hambatan;
• Kesimpulan;
• Rekomendasi;
• Penutup.

Bagian Kelima

Laporan Berkala

Pasal 43

• 1. Laporan Berkala adalah laporan yang disampaikan oleh tingkat kepengurusan tertentu kepada tingkat kepengurusan di atasnya secara bertahap/berkala.
• 2. Laporan Berkala terdiri dari beberapa bagian berikut:
• Pendahuluan;
• Program-program yang telah direncanakan;
• Kegiatan-kegiatan yang telah terlaksana;
• Grafik capaian program;
• Laporan penggunaan anggaran;
• Hambatan-hambatan;
• Kesimpulan;
• Rekomendasi;
• Lampiran daftar kegiatan yang akan segera dilaksanakan;
• Penutup.
• 3. PP memberikan laporan berkala kepada Pengurus Besar Nahdlatul Ulama, dengan tembusan PW pada setiap tahun.
• 4. PW memberikan laporan berkala kepada PP dengan tembusan PC dan Pengurus Wilayah Nahdlatul Ulama yang bersangkutan pada setiap tahun.
• 5. PC memberikan laporan berkala kepada PP, dengan tembusan PW, PAC dan Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama yang bersangkutan pada setiap tahun.
• 6. PAC memberikan laporan berkala kepada PC dengan tembusan PR dan Pengurus MWC Nahdlatul Ulama yang bersangkutan pada setiap tahun.
• 7. PR memberikan laporan berkala kepada PC dengan tembusan PAC dan Pengurus Ranting Nahdlatul Ulama yang bersangkutan pada setiap enam bulan.

Bagian Keenam

Laporan Program Kerja

Pasal 44

1. Laporan Program Kerja adalah laporan menyeluruh mengenai program kerja yang telah dilaksanakan oleh bidang/departemen tertentu.
2. Laporan Program Kerja disampaikan oleh sekretaris jenderal/ sekretaris kepada ketua umum/ketua, bendahara umum/ bendahara kepada ketua umum/ketua, ketua/wakil ketua kepada ketua umum/ketua, atau koordinator departemen kepada ketua/ wakil ketua yang membidangi.
3. Laporan Program Kerja selanjutnya dilaporkan kepada Rapat Pleno.
4. Laporan Program Kerja dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

• Nomor urut;
• Program kerja tahunan atau enam bulanan;
• Bentuk kegiatan;
• Pelaksanaan (waktu dan tempat);
• Penggunaan anggaran;
• Hambatan-hambatan;.
• Keterangan.

5. Di atas tabel bertuliskan “Laporan Program Kerja” dan di bawahnya dicantumkan nama dan tanda tangan penanggung jawab.

Bagian Ketujuh

Laporan Pelaksanaan Program

Pasal 45

1. Laporan Pelaksanaan Program adalah laporan lengkap tentang suatu program yang telah dilaksanakan.
2. Laporan Pelaksanaan Program disampaikan oleh organisasi kepada pihak lain yang mendanai program atau yang memberikan kepercayaan untuk melaksanakan program.
3. Laporan Pelaksanaan Program memuat beberapa bagian berikut:

• Pendahuluan;
• Nama program;
• Waktu dan tempat pelaksanaan program;
• Rangkaian kegiatan;
• Peserta pada setiap kegiatan;
• Uraian umum out-put program;
• Laporan penggunaan anggaran;
• Hambatan-hambatan;
• Kesimpulan;
• Rekomendasi;
• Penutup.

4. Laporan Pelaksaaan Program ditandatangani oleh ketua umum/ ketua dan sekretaris jenderal/sekretaris, serta berstempel.

Bagian Kedelapan

Berita Acara

Pasal 46

• Berita Acara adalah suatu bentuk laporan yang menyatakan secara utuh sebuah peristiwa formal yang telah berlangsung.
• Berita Acara memuat informasi berikut:
• Hari/tanggal/bulan/tahun;
• Waktu/jam saat kejadian;
• Tempat kejadian/peristiwa;
• Alamat, tempat kejadian/peristiwa;
• Isi berita yang dilaporkan;
• Nama dan jabatan yang membuat berita acara (disertai tanda tangan);
• Stempel organisasi.
• Berita Acara sebaiknya juga diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan (Bila mungkin distempel, jika pihak yang berkepentingan tersebut mewakili organisasi)