Macam Macam dan Jenis Surat dalam Organisasi GP Ansor

Sebelumnya Infojempol telah meyajikan tentang Macam Macam dan Jenis Laporan yang Harus Dibuat dalam Organisasi GP Ansor, dan kesempatan kali ini Admin akan memberikan tentang surat menyurat. Dimana kedua poin itu merupakan sebuah alat kelengkapan administrasi yang harus di buat secara benar sesuai dengan Peraturan Organisasi GP Ansor.

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak dahulu hingga saat ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya, oleh karenanya, surat masih sangat di butuhkan, terutama dalam sebuah organisasi.

Perkembangan zaman juga membuat perkembangan pembuatan surat menjadi lebih modern, pada awalnya pembuatannya yang hanya dilakukan dengan tulisan secara manual, kini lebih banyak yang menggunakan sistem komputer. Hal itu karena dengan memanfaatkan komputerisasi, kegiatan surat menyurat dapat lebih efektif

Ada beberapa fungsi surat, diantaranya adalah

• Sebagai alat komunikasi
• Sebagai wakil atau duta
• Sebagai bahan bukti
• Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
• bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai bukti sejarah dan kegiatan

Salah satu Banom NU, yaitu Gerakan Pemuda Ansor (GP Ansor), juga masih menggunkan surat sebagai media penunjang administrasi.

Macam macam dan jenis jenis surat yang harus di buat dalam organisasi tersebut sudah di atur dalam Peraturan Organisasi tentang Administrasi, tepatnya pada BAB VI.

Jadi secara garis besar, jenis surat yang ada pada organisasi GP Ansor adalah sebagai berikut:

1. Surat Umum
2. Surat Keputusan
3. Surat Keputusan Bersama
4. Surat Rekomendasi
5. Surat Intruksi
6. Surat Mandat atau Surat Kuasa
7. Surat Tugas

Jenis Surat dalam Organisasi GP Ansor

Penjebaran secara detail tentang jenis jenis surat di atas, ada ada di bawah ini, Info Jempol kutip dari PO GP Ansor tentang Kelengkapan Administrasi

Bagian Kesatu

Surat Umum

Pasal 29

Surat Umum adalah surat yang dipergunakan untuk tujuan-tujuan umum.
Komponen, isi dan ketentuan Surat Umum sebagaimana diatur dalam Pasal 11 sampai dengan Pasal 25.
( Silahkan buka halaman ini untuk membaca pasal 11-25: PO/ Peraturan Organisasi GP Ansor Tentang Pedoman Penyelenggaraan Administrasi )

Bagian Kedua

Surat Keputusan

Pasal 30

Surat Keputusan dimaksudkan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan organisasi berdasarkan keputusan rapat atau permusyawaratan organisasi.

Pasal 31 

• 1. Surat Keputusan memuat: 
• Kepala surat; 
• Judul; 
• Nomor surat; 
• Konsideran; 
• Diktum; 
• Pembuka dan penutup. 
• 2. Kepala Surat Keputusan adalah sebagaimana diatur dalam Pasal 11.(buka link yang ada pada pasal 29 di atas, untuk membaca rincian pasal 11) 
• 3. Surat Keputusan yang dihasilkan oleh permusyawaratan tidak menggunakan kepala surat. 
• 4. Judul adalah tulisan “SURAT KEPUTUSAN” yang ditulis dengan huruf kapital tebal bergaris bawah. 
• 5. Nomor surat adalah sebagaimana diatur pada Pasal 13. 
• 6. Konsideran terdiri dari: 
• a. Menimbang : berisi pertimbangan-pertimbangan diterbitkannya surat keputusan; 
• b. Mengingat : berisi landasan konstitusional GP Ansor yang menjadi dasar hukum diterbitkannya keputusan; 
• c. Memperhatikan : berisi peristiwa, kondisi, saran atau pendapat yang merupakan bahan 
• pembuatan keputusan. 
• 7. Diktum; berisi rumusan-rumusan pernyataan atau keputusan yang 
• merupakan bagian pokok Surat Keputusan. 
• 8. Kalimat pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim dengan tulisan miring (italic) tanpa garis serta tidak diakhiri dengan titik. 

Bagian Ketiga

Surat Keputusan Bersama

Pasal 32

1. Dalam hal-hal tertentu dimungkinkan adanya penerbitan Surat Keputusan Bersama (SKB) GP Ansor dan organisasi lain.
2. SKB memuat hal-hal penting yang harus diputuskan secara bersama-sama.
3. Ketentuan pembuatan SKB mengikuti ketentuan pada Pasal 31 atau berdasarkan kesepakatan bersama.
4. SKB ditandatangani oleh Ketua Umum/Ketua organisasi yang terlibat.
5. Penomoran SKB mengikuti kesepakatan bersama.

Bagian Keempat

Surat Rekomendasi

Pasal 33

• 1. Surat Rekomendasi terdiri dari dua jenis:
• Surat Rekomendasi Umum; dan
• Surat Rekomendasi Pengesahan.
• 2. Surat Rekomendasi Umum adalah surat dukungan atau persetujuan yang dikeluarkan organisasi untuk suatu kegiatan atau maksud tertentu.
• 3. Surat Rekomendasi Pengesahan adalah surat bersifat keputusan untuk memberikan rekomendasi kepada tingkat di atasnya untuk menerbitkan Surat Keputusan tentang pengesahan susunan kepengurusan.

Bagian Kelima

Surat Intruksi

Pasal 34

1. Surat Instruksi adalah surat pemberian perintah kepada seseorang pengurus atau kepengurusan di bawahnya untuk melaksanaan tugas tertentu.
2. Tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 bisa berupa pelaksanaan peraturan/ketentuan organisasi, keputusan rapat atau kebijakan organisasi dari pimpinan atau tingkatan organisasi yang lebih tinggi.
3. Surat Instruksi harus menyebutkan dengan lengkap dan jelas identitas yang diberi perintah, serta maksud dan isi perintah yang diberikan.

Bagian Keenam

Surat Mandat atau Surat Kuasa

Pasal 35

1. Surat Mandat adalah surat pemberian kuasa kepada seseorang untuk menjalankan wewenang dan melaksanakan tugas tertentu.
2. Surat Mandat ketua umum/ketua diberikan kepada wakil ketua umum/ketua/wakil ketua.
3. Surat Mandat sekretaris jenderal/sekretaris kepada wakil sekretaris jenderal/wakil sekretaris.
4. Surat Mandat bisa diberikan kepada pelaksana kegiatan atau tugas tertentu.
5. Dalam Surat Mandat harus disebut dengan lengkap dan jelas identitas yang diberi mandat, yang sekurang-kurangnya meliputi nama lengkap, jabatan, alamat dan tanda tangan.
6. Dalam Surat Mandat harus disebut dengan jelas nama dan tanda tangan yang memberi mandat.
7. Surat Mandat harus menyebutkan dengan jelas maksud pemberian mandat/kuasa yang diberikan.
8. Surat Mandat harus menyebutkan masa berlaku mandat tersebut.

Pasal 36

Setelah mandat tersebut dilaksanakan, yang diberi wewenang harus melaporkan pelaksanaan mandat tersebut secara tertulis.

Bagian Ketujuh

Surat Tugas

Pasal 37

1. Surat Tugas adalah surat pemberian tugas organisasi oleh ketua umum/ketua/penerima mandat organisasi kepada personel pengurus untuk melaksanakan tugas tertentu.
2. Surat Tugas diberikan kepada personel pengurus dalam jabatan apapun pada tingkat yang bersangkutan.
3. Dalam Surat Tugas harus disebut dengan lengkap dan jelas identitas yang diberi tugas, yang sekurang-kurangnya meliputi nama lengkap, jabatan dan alamat.
4. Dalam surat tugas harus disebut dengan jelas nama dan tanda tangan ketua umum/ketua dan sekretaris umum/sekretaris atau yang mewakili.
5. Dalam Surat Tugas harus disebutkan dengan jelas maksud pemberian tugas.
6. Surat Tugas harus menyebutkan masa berlaku tugas tersebut.

Pasal 38

1. Surat Tugas dapat diberikan kepada seorang pengurus untuk mengikuti atau melaksanakan sebuah atau serangkaian kegiatan tertentu yang bersifat penting dan bernilai strategis.
2. Surat Tugas dapat diberikan kepada seorang pengurus untuk mewakili organisasi atau menjadi delegasi pada forum/kegiatan atau perkumpulan tertentu.
3. Surat Tugas dapat diberikan kepada pelaksana kegiatan pada tingkat kepengurusan tertentu.
4. Setelah tugas tersebut dilaksanakan, yang diberi tugas harus melaporkan pelaksanaan tugas tersebut secara tertulis.

Demikian Artikel kami tentang Macam Macam dan Jenis Surat dalam Organisasi GP Ansor, semoga bermanfaat.