-->
  PO/ Peraturan Organisasi GP Ansor Tentang Pedoman Penyelenggaraan Administrasi

PO/ Peraturan Organisasi GP Ansor Tentang Pedoman Penyelenggaraan Administrasi

PERATURAN ORGANISASI GERAKAN PEMUDA ANSOR
TENTANG
PEDOMAN PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI
GERAKAN PEMUDA ANSOR

BAB I
KETENTUAN UMUM

Pasal 1
Dalam Peraturan Organisasi ini yang dimaksud dengan:
  1. Gerakan Pemuda Ansor selanjutnya disebut GP Ansor adalah organisasi otonom Nahdlatul Ulama yang didirikan pada 10 Muharram 1353 Hijriyah atau bertepatan dengan 24 April 1934 Masehi di Banyuwangi, JawaTimur sesuai ketentuan Peraturan Dasar dan Rumah Tangga.
  2. Kepengurusan adalah kepengurusan GP Ansor.
  3. Pimpinan Pusat, selanjutnya disebut PP adalah pengurus Gerakan Pemuda Ansor tingkat nasional berkedudukan di Ibukota Negara Republik Indonesia sesuai ketentuan Peraturan Rumah Tangga GP Ansor.
  4. Pimpinan Wilayah, selanjutnya disebut PW adalah pengurus Gerakan Pemuda Ansor tingkat Provinsi berkedudukan di Ibukota Provinsi sesuai ketentuan Peraturan Rumah Tangga GP Ansor.
  5. Pimpinan Cabang, selanjutnya disebut PC adalah pengurus Gerakan Pemuda Ansor tingkat kabupaten/kota atau gabungan kabupaten/kota atau daerah khusus yang memenuhi pertimbangan historis, geografis dan/atau pengembangan organisasi yang berkedudukan di tempat yang ditentukan sesuai ketentuan Peraturan Rumah Tangga GP Ansor.
  6. Pimpinan Anak Cabang adalah pengurus Gerakan Pemuda Ansor tingkat Kecamatan sesuai ketentuan Peraturan Rumah Tangga GP Ansor.
  7. Pimpinan Ranting adalah pengurus Gerakan Pemuda Ansor tingkat Desa/Kelurahan sesuai ketentuan Peraturan Rumah Tangga GP Ansor.
  8. Ketua Umum adalah Ketua Umum PP GP Ansor yang merupakan mandataris Kongres.
  9. Sekretariat Jenderal adalah Sekretariat Jenderal PP GP Ansor yang dipimpin oleh Sekretaris Jenderal.
  10. Sistem administrasi adalah seperangkat pranata, metode dan tata aturan mengenai administrasi kesekretariatan GP Ansor.
  11. Persuratan adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan surat-menyurat dalam sistem administrasi GP Ansor.
  12. Peraturan adalah ketentuan konstitusional GP Ansor yang menjadi landasan pelaksanaan organisasi dan mempunyai kekuatan hukum ke dalam.
  13. Siaran adalah penjelasan/informasi secara tertulis sebagai pernyataan sikap resmi organisasi.
  14. Laporan adalah suatu pemberitahuan resmi organisasi sebagai pertanggungjawaban kepada organisasi atau pengurus pemberi wewenang atas pelaksanaan tugas yang dibebankan.
  15. Peralatan administrasi adalah peralatan yang digunakan dalam dan untuk mendukung penyelenggaraan administrasi GP Ansor.
  16. Perlengkapan sekretariat adalah perlengkapan yang digunakan dalam dan untuk mendukung penyelenggaraan kesekretariatan GP Ansor.


BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2
Pedoman Penyelenggaraan Administrasi dimaksudkan sebagai panduan dan ketentuan teknis penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi GP Ansor di semua tingkat kepengurusan dan berlaku secara nasional.

Pasal 3
Pedoman Penyelenggaraan Administarsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 bertujuan untuk:
a. Mendukung kinerja organisasi secara umum;
b. Menjamin penyelenggaraan administrasi yang teratur;
c. Mengoptimalkan fungsi kesekretariatan.

BAB III
RUANG LINGKUP

Pasal 4
  1. Pedoman Penyelenggaraan Administrasi mencakup pengelolaan keseluruhan aspek adminstrasi secara terpadu.
  2. Aspek adminstrasi yang menjadi ruang lingkup sebagaimana yang dimaksud pada ayat 1 adalah:
    • Kode tingkat kepengurusan;
    • Persuratan;
    • Laporan;
    • Peralatan adminstrasi.

BAB IV
KODE TINGKAT KEPENGURUSAN

Setiap Wilayah memiliki nomor kode tersendiri, sepertia apa nomor kodenya, silahkan sobat buka halaman ini: Nomor Kode Pimpinan Wilayah (PW) Gerakan Pemuda (GP) Ansor
Pasal 5 hingga 9 juga terdapat pada halaman di atas

BAB X
PERSURATAN

Bagian Kesatu
Umum

Pasal 10
  1. Surat-surat organisasi menggunakan kertas HVS 70 gram atau 80 gram warna putih ukuran folio (33 x 22 cm).
  2. Surat elektronik berformat PDF.

Bagian Kedua
Kepala Surat

Pasal 11
  • 1. Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC dan PR harus menggunakan kepala surat yang tercetak.
  • 2. Kepala surat sebagaimana ayat 1 memuat:
    • Lambang GP Ansor;
    • Tingkat kepengurusan organisasi;
    • Tulisan GERAKAN PEMUDA ANSOR;
    • Nama daerah khidmat yang didahului dengan nama tingkat administrasi pemerintahan (kecuali untuk pimpinan yang tidak berkedudukan di ibukota propinsi/kabupaten/ kecamatan);
    • Alamat sekretariat lengkap;
    • Garis dobel melintang;
  • Alamat email, akun media sosial dan website (jika ada).
  • 3. Warna lambang GP Ansor sesuai dengan ketentuan warna dalam Peraturan Rumah Tangga.

Pasal 12
Format kepala surat terdapat di dalam lampiran yang tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

Bagian Ketiga
Identitas Surat

Pasal 13
  • 1. Identitas surat terdiri dari:
    • Nomor surat;
    • Lampiran; dan
    • Perihal surat.
  • 2. Identitas surat sebagaimana dimaksud pada ayat 1 diketik di bawah kepala surat sejajar dengan margin kiri.

Pasal 14 
  • 1. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat-surat keluar beserta kode-kode yang telah ditetapkan untuk itu. 
  • 2. Nomor surat terdiri dari 5 (lima) komponen yang masing-masing dipisah dengan garis miring seperti berikut: a/b/c/d/e. 
  • 3. Komponen-komponen sebagaimana ayat 2 adalah sebagai berikut: 
    • Nomor urut surat keluar pada buku agenda; 
    • Kode tingkat kepengurusan dengan ketentuan: 
      • PP untuk Pimpinan Pusat 
      • PW untuk Pimpinan Wilayah 
      • PC untuk Pimpinan Cabang 
      • PAC untuk Pimpinan Anak Cabang 
      • PR untuk Pimpinan Ranting. 
    • Kode indeks surat terdiri dari 2 (dua) komponen yang dipisahkan dengan tanda strip (-) dengan ketentuan sebagai berikut: 
      • c.1. Kode indeks sifat surat, yaitu: 
        • SR : Surat Rutin, yaitu semua surat dengan tanpa kekhususan tertentu yang terdapat pada semua jenis kegiatan. 
        • SK : Surat Keputusan, yaitu surat yang dikeluarkan organisasi sebagai ketentuan organik dari PD/PRT atau kebijakan organisasi. 
        • SM : Surat Mandat atau Surat Kuasa, yaitu surat yang diberikan kepada anggota/pimpinan organisasi yang mendapat mandat untuk dan atas nama organisasi melaksanakan tugas tertentu. 
      • c.2. Kode indeks tujuan surat, yaitu: 
        • Surat yang sifatnya ke dalam/internal organisasi. 
        • Surat yang sifatnya ke luar/eksternal organisasi. 
    • Bulan pembuatan surat yang ditulis dengan angka romawi; 
    • Tahun pembuatan surat.

Pasal 15
  1. Untuk nomor surat kepanitiaan tertentu yang dibuat oleh tingkat kepengurusan, pengaturannya diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing tingkat kepengurusan.
  2. Penomoran surat lembaga dan badan semi otonom GP Ansor diatur dalam aturan lembaga dan badan yang bersangkutan dengan tetap mengacu pada ketentuan di atas.

Pasal 16
  1. Lampiran atau disingkat Lamp. diisi apabila pada surat itu disertakan lampiran baik berupa surat maupun berkas-berkas lain sebagai keterangan tambahan tentang maksud surat disampaikan.
  2. Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka;
  3. Angka tersebut menunjukkan jumlah jenis/macam berkas, bukan
  4. lembaran halaman;
  5. Bila jumlah halaman disebutkan, maka ditambah dengan angka di dalam kurung. misalnya Lamp. : 1 (6), berarti jumlah lampiran 1 berkas sebanyak 6 halaman.

Pasal 17
  1. Perihal surat atau disingkat Hal. diisi dengan inti isi atau pokok surat secara singkat dan mudah dimengerti.
  2. Perihal surat ditulis dengan huruf besar (kapital) tanpa garis bawah dan tidak diakhiri dengan titik.

Bagian Keempat
Tujuan Surat

Pasal 18
  1. Tujuan surat adalah sasaran surat ditujukan.
  2. Tujuan surat ditulis dua spasi di bawah identitas surat atau beberapa spasi ke bawah apabila isi surat terlalu singkat, dengan posisi menjorok sebelah kanan.
  3. Tujuan surat ditulis dengan lengkap dan jelas.
  4. Tujuan surat yang bersifat massal, jika diperlukan, dapat disebutkan pada lampiran berikutnya.
  5. Penulisan tujuan diawali dengan kata “Kepada Yang Terhormat” atau disingkat “Yth.”.
  6. Tujuan surat tidak boleh menggunakan singkatan yang tidak lazim dan tidak benar.

Bagian Kelima
Isi Surat

Pasal 19
  1. Isi surat adalah uraian isi/pokok surat.
  2. Satu surat hanya memuat satu isi pokok.
  3. Surat berisi : salam pembuka, isi pokok, dan penutup.
  4. Isi surat ditulis dengan kata-kata sopan dan harus menjunjung tinggi rasa hormat.
  5. Isi surat ditulis secara sistematis, menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan) serta jelas dan mudah dimengerti.
  6. Bila memakai singkatan atau kata-kata serapan, hendaknya yang lazim dipakai umum.

Bagian Keenam
Pembuka dan Penutup Surat

Pasal 20
  1. Surat dibuka dengan Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh atau disingkat Assalamu’alaikum Wr. Wb., dengan tulisan miring (italic).
  2. Surat ditutup dengan Wallahul Muwaffiq Ila Aqwamith Thariq, dan di bawahnya Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh atau disingkat Wassalamu’alaikum Wr. Wb., dengan tulisan miring (italic).
  3. Pada surat-surat khusus (surat keputusan, surat pengesahan, surat tugas, surat untuk pihak tertentu dll.) hanya digunakan pembuka Bismillahirrahmanirrahim, dengan tulisan miring (italic) atau pembuka Dengan Hormat,.

Bagian Ketujuh
Tanggal Surat

Pasal 21
  1. Tanggal surat, Hijriyah dan Masehi, ditulis pada bagian kanan atas sejajar dengan nomor surat.
  2. Tanggal surat didahului dengan nama kota/tempat pembuatan surat.
  3. Tanggal surat terdiri dari tanggal, bulan dan tahun hijriyah dan masehi.
  4. Letak tanggal hijriyah di bagian atas, sedang di bagian bawahnya kalender masehi, dengan dipisah garis.
  5. Khusus Surat Keputusan dan sejenisnya, tanggal ditulis di bagian bawah sebelah kanan, setelah: “Ditetapkan di : ..... (kota dimana SK dan sejenisnya diterbitkan).

Bagian Kedelapan
Pengirim dan Tanda Tangan

Pasal 22
  1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas pengirim dan penanggung jawab surat.
  2. Pengirim sebagaimana ayat 1 adalah nama tingkat kepengurusan yang membuat dan mengirim surat
  3. Penanggung jawab sebagaimana ayat 1 adalah ketua umum/ ketua dan sekretaris jenderal/ sekretaris.
  4. Pada saat-saat tertentu dimana ketua umum/ketua dan/atau sekretaris jenderal/sekretaris berhalangan, penanggung jawab bisa dilimpahkan kepada wakil ketua umum/ketua/wakil ketua dan wakil sekretaris jenderal/wakil sekretaris.
  5. Khusus surat yang bersifat keputusan, penanggung jawab adalah ketua umum/ketua dan sekretaris jenderal/sekretaris.

Pasal 23
  1. Tulisan pengirim dan penanggung jawab diketik secara simetris dan tidak boleh disingkat.
  2. Nama tingkat kepengurusan dan nama daerah ditulis dengan karakter kapital.
  3. Jabatan ketua umum/ketua ditulis di sebelah kiri, sedangkan jabatan sekretaris jenderal/sekretaris ditulis di sebelah kanan ditulis title case (karakter kecil, kecuali awal kata yang ditulis karakter kapital).
  4. Nama ketua umum/ketua dan nama sekretaris jenderal/sekretaris ditulis dengan huruf kapital di bawah jabatan ketua umum/ketua dan jabatan sekretaris jenderal/sekretaris, dengan diberi jarak 2-4 spasi untuk tanda tangan.
  5. Setiap surat harus ditandatangani oleh ketua umum/ketua dan sekretaris jenderal/sekretaris, kecuali jika sudah ada pelimpahan.
  6. Pada ruang antara nama dan tanda tangan ketua umum/ketua dan sekretaris jenderal/sekretaris dibubuhkan stempel GP Ansor dengan menutup sebagian tanda tangan sekretaris jenderal/ sekretaris.
  7. Surat elektronik (surel) dilengkapi dengan scan tanda tangan ketua umum/ketua dan sekretaris jenderal/sekretaris dan scan stempel GP Ansor dengan berformat PDF.

Bagian Kesembilan
Tembusan

Pasal 24
  1. Setiap surat yang isinya perlu/harus diketahui oleh pihak/institusi lain, harus ditembuskan kepada pihak/institusi yang bersangkutan.
  2. Pihak/institusi yang akan ditembusi surat, dituliskan di bawah penanggungjawab surat, yang diawali dengan tulisan “Tembusan\:”.
  3. Tulisan yang dimaksud pada ayat 2 diketik pada margin yang sama dengan nomor, lampiran dan perihal surat.
  4. Urutan tembusan, dimulai dengan yang lebih tinggi.
  5. Setiap surat GP Ansor yang mempunyai hubungan internal dan struktural organisasi harus memberikan tembusan kepada pengurus setingkat dan/atau bawahnya maupun instansi/lembaga yang terkait.
  6. Khusus surat yang bersifat keputusan, harus ditembuskan kepada pengurus NU pada tingkat yang bersangkutan.

Bagian Kesepuluh
Arsip

Pasal 25
  1. Setiap surat keluar harus dibuat arsip/file sebagai dokumen organisasi.
  2. Pembuatan arsip bisa dengan foto copy, tindasan dengan kertas karbon, atau berupa file digital.
  3. Arsip surat digunakan sebagai dokumentasi dan bukti administrasi.
  4. Setiap surat harus diketik ganda untuk kepentingan pengarsipan.
  5. Apabila pada ayat 3 tidak dapat terpenuhi maka surat dapat difotocopy sebagai arsip.
  6. Tidak diperlukan penulisan kata “Arsip” pada tembusan.

Bagian Kesebelas
Model Penulisan Surat

Pasal 26
  1. Surat diketik mengunakan komputer dengan font arial.
  2. Surat umum disusun dengan model blockstyle, yaitu rata kanan menjorok ke dalam 6 spasi, kecuali nomor, lampiran dan hal surat.
  3. Khusus surat khusus (keputusan/pengesahan/mandat/tugas pengantar/rekomendasi dan lain-lain) ditulis dengan fullbockstyle, sedangkan judul, penanggung jawab surat dan
  4. tanda tangan ditulis center.
  5. Margin kiri berukuran 3 cm dan margin kanan berukuran 2 cm.
  6. Penyusunan/penulisan surat diusahakan agar selalu dalam susunan yang harmonis.
  7. Jika isi surat sangat singkat, maka dipergunakan spasi yang lebih lebar.

Bagian Keduabelas
Amplop Surat

Pasal 27
  1. Surat dikemas menggunakan amplop, kecuali surat elektronik.
  2. Amplop surat berwarna putih.
  3. Ukuran sampul surat disesuaikan dengan keperluan.
  4. Kepala surat pada sampul surat disamakan dengan ketentuan sebagaimana diatur pada Pasal 11.
  5. Penulisan tujuan surat (institusi/pihak yang hendak dituju) ditulis di bagian kanan bawah sampul dengan lengkap dan jelas.

Pasal 28
Format amplop surat terdapat di dalam lampiran yang tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

BAB VI
JENIS-JENIS SURAT

Terdapat 7 jenis surat sesuai dengan Peraturan Organisasi GP Ansor Tentang Pedoman Penyelenggaraan Administrasi. Dan ke tujuh jenis surat tersebut, besarta penjebarannya, adapa pada halaman ini: Macam Macam dan Jenis Surat dalam Organisasi GP Ansor

BAB VII
LAPORAN

Dalam GP Ansor terdapat 6 jenis laporan yang harus di buat, hal ini berdasarkan pada Peraturan Organisasi Gerakan Pemuda Ansor tentang Pedoman Penyelenggaraan Administrasi, Selengkapnya tentang BAB VII ada pada halaman Macam Macam dan Jenis Laporan yang Harus Dibuat dalam Organisasi GP Ansor

BAB VIII
PERALATAN ADMINISTRASI

Pada bagian ini memuat tentang daftar buku-buku yang harus dibuat sebagai kelengkapan administrasi, dan jumlah buku nya ada 8 buah. Selengkapnya tentang buku buku administrasi GP Ansor, dapat sobat baca pada halaman ini: 8 Dafar Buku yang Harus Dibuat Sebagai Kelengkapan Administrasi di GP Ansor

Bagian Kesembilan
Pengarsipan

Pasal 55
  1. Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
  2. Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
  3. Kegunaan arsip antara lain:
    • Pembuktian/pembukuan;
    • Korespondensi;
    • Penyusunan sejarah;
    • Penyusunan data statistik;
    • Dokumentasi.

Pasal 56
  1. Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks.
  2. Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk.
  3. Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode.
  4. Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti peraturan, siaran dan lain sebagainya.


Pasal 57
Pengarsipan surat-surat keluar dilakukan dengan mengkategorisasikannya sesuai jenis-jenis surat sebagai berikut:
  • a. Pimpinan Pusat : 
    • a.1. Surat keputusan pengesahan susunan kepengurusan. 
    • a.2. Surat keputusan bukan pengesahan susunan kepengurusan, SKB, surat rekomendasi, surat instruksi, surat mandat, surat tugas. 
    • a.3. Surat umum internal organisasi. 
    • a.4. Surat yang ditujukan kepada NU, Banom NU dan Lembaga NU. 
    • a.5. Surat kepada institusi, ormas dan pihak lain. 
    • a.6. Peraturan dan siaran. 
    • a.7. Laporan. 
  • b. Pimpinan Wilayah : 
    • b.1. Surat keputusan dan/atau surat rekomendasi pengesahan susunan kepengurusan. 
    • b.2. Surat keputusan bukan pengesahan susunan kepengurusan, SKB, surat rekomendasi, surat instruksi, surat mandat, surat tugas. 
    • b.3. Surat umum internal organisasi. 
    • b.4. Surat yang ditujukan kepada NU, Banom NU dan Lembaga NU. 
    • b.5. Surat kepada institusi, ormas dan pihak lain. 
    • b.6. Peraturan dan siaran. 
    • b.7. Laporan. 
  • c. Pimpinan Cabang : 
    • c.1. Surat keputusan dan/atau surat rekomendasi pengesahan susunan kepengurusan. 
    • c.2. Surat keputusan bukan pengesahan susunan kepengurusan, SKB, surat rekomendasi, surat instruksi, surat mandat, surat tugas. 
    • c.3. Surat umum internal organisasi. 
    • c.4. Surat yang ditujukan kepada NU, Banom NU dan Lembaga NU. 
    • c.5. Surat kepada institusi, ormas dan pihak lain. 
    • c.6. Peraturan dan siaran. 
    • c.7. Laporan. 
  • d. Pimpinan Anak Cabang : 
    • d.1. Surat rekomendasi pengesahan susunan kepengurusan. d.2. Surat keputusan, SKB, surat rekomendasi, surat instruksi,surat mandat, surat tugas. d.3. Surat umum internal organisasi. 
    • d.4. Surat yang ditujukan kepada NU, Banom NU dan Lembaga NU. 
    • d.5. Surat kepada institusi, ormas dan pihak lain. d.6. Peraturan dan siaran. 
    • d.7. Laporan. 
  • e. Pimpinan Ranting : 
    • e.1. Surat keputusan, SKB, surat rekomendasi, surat instruksi, surat mandat, surat tugas. 
    • e.2. Surat umum internal organisasi. 
    • e.3. Surat yang ditujukan kepada NU, Banom NU dan Lembaga NU. 
    • e.4. Surat kepada institusi, ormas dan pihak lain. e.5. Peraturan dan siaran. 
    • e.6. Laporan.

Pasal 58
Pengarsipan surat-surat masuk dilakukan dengan mengkategorisasikannya sesuai jenis-jenis surat sebagai berikut:
  • a. Pimpinan Pusat : 
    • a.1. Surat permohonan pengesahan PW dan PC, dan surat rekomendasi PW untuk pengesahan PC. 
    • a.2. Tembusan surat keputusan dan instruksi PW dan PC. a.3. Surat dan tembusan surat internal organisasi. a.4. Surat dari NU, Banom NU dan Lembaga NU. 
    • a.5. Surat dari institusi, ormas dan pihak lain. 
    • a.6. Tembusan peraturan dan siaran PW dan PC. 
    • a.7. Laporan PW dan PC. 
  • b. Pimpinan Wilayah : 
    • b.1.Surat keputusan pengesahan PW dari PP. 
    • b.2.Surat permohonan rekomendasi pengesahan PC, tembusan surat permohonan pengesahan PC, dan tembusan surat keputusan pengesahan PC dari PP. 
    • b.3. Surat rekomendasi PC untuk pengesahan PAC. 
    • b.4.Surat keputusan dan instruksi PP, dan tembusan surat keputusan dan instruksi PC. 
    • b.5.Surat dan tembusan surat internal organisasi. b.6.Surat dari NU, Banom NU dan Lembaga NU. b.7.Surat dari institusi, ormas dan pihak lain. 
    • b.8.Peraturan dan siaran PP, dan tembusan peraturan dan siaran PC. 
    • b.9.Laporan PP dan PC. 
  • c. Pimpinan Cabang : 
    • c.1. Surat keputusan pengesahan PC dari PP. 
    • c.2. Surat permohonan rekomendasi pengesahan PAC, tembusan surat permohonan pengesahan PAC, dan tembusan surat keputusan pengesahan PAC dari PW. 
    • c.3. Surat permohonan pengesahan PR dan surat rekomendasi PAC untuk pengesahan PR. 
    • c.4. Surat keputusan dan instruksi dari PP dan PW, dan tembusan surat keputusan dan instruksi PAC dan PR. 
    • c.5. Surat dan tembusan surat internal organisasi. c.6. Surat dari NU, Banom NU dan Lembaga NU. c.7. Surat dari institusi, ormas dan pihak lain. 
    • c.8. Peraturan dan siaran PP dan PW, dan tembusan peraturan dan siaran PAC dan PR. 
    • c.9. Laporan PP, PW, PAC dan PR. 
  • d, Pimpinan Anak Cabang : 
    • d.1.Surat keputusan pengesahan PAC dari PW. 
    • d.2.Surat permohonan rekomendasi pengesahan PR, tembusan surat permohonan pengesahan PR, dan tembusan surat keputusan pengesahan PR dari PC. 
    • d.3.Surat keputusan dan instruksi dari PP, PW dan PC, dan tembusan surat keputusan dan instruksi PR. 
    • d.4. Surat dan tembusan surat internal organisasi. 
    • d.5.Surat dari NU, banom NU dan lembaga NU. 
    • d.6.Surat dari institusi, ormas dan pihak lain. 
    • d.7.Peraturan dan siaran PP, PW dan PC, dan tembusan peraturan dan siaran PR. 
    • d.8. Laporan PC dan PR 
  • e. Pimpinan Ranting : 
    • e.1. Surat keputusan pengesahan PR dari PC. 
    • e.2. Surat keputusan dan instruksi dari PP, PW, PC dan PAC. 
    • e.3. Surat dan tembusan surat internal organisasi. 
    • e.4. Surat dari NU, banom NU dan lembaga NU. 
    • e.5. Surat dari institusi, ormas dan pihak lain. 
    • e.6 Peraturan dan siaran PP, PW, PC dan PAC. 
    • e.7. Laporan PC dan PAC.

Bagian Kesebelas
Disposisi, Reproduksi dan Godeponserd

Pasal 59
  1. Disposisi adalah catatan dari ketua umum/ketua dan/atau sekretaris jenderal/sekretaris tentang tindak lanjut sebuah surat.
  2. Disposisi hendaknya dibuat secara singkat dan jelas.
  3. Disposisi ditulis pada halaman surat sebelah kiri yang telah dikosongkan seperempat bagiannya.
  4. Disposisi diberi paraf dan tanggal pembuatan.
  5. Jika memerlukan kalimat yang panjang, maka dapat dibuat lembar disposisi yang selanjutnya ditempel pada surat tersebut.
  6. Reproduksi (disingkat Rep.) adalah suatu tanda untuk surat-surat yang perlu dijawab tetapi belum dikerjakan segera (ditangguhkan).
  7. Godeponserd (disingkal Dep.) adalah suatu tanda untuk surat-surat yang tidak perlu lagi dijawab atau tindaklanjuti.
  8. Rep. dan Dep. dibubuhkan di bagian atas kiri surat.

Bagian Keduabelas
Stempel

Pasal 60
  1. Stempel adalah cap atau simbol organisasi untuk melegitimasi surat-surat atau barang-barang tertentu secara resmi dan harus dipakai sebagaimana mestinya.
  2. Stempel berlaku secara nasional untuk semua tingkat kepengurusan

Pasal 61
  1. Stempel berbentuk bulat dengan ukuran diameter 3,5 cm.
  2. Tepat di tengahnya terdapat lambang GP Ansor dengan ukuran diameter 1,8 cm.
  3. Di bawah lambang pada setiap stempel diberi nomor kode kepengurusan masing-masing.
  4. Di lingkaran atas bertuliskan GERAKAN PEMUDA ANSOR yang ditulis dengan huruf kapital.
  5. Di lingkaran bawah bertuliskan nama tingkat kepengurusan yang ditulis dengan huruf kapital.
  6. Di antara tulisan GERAKAN PEMUDA ANSOR dengan nama tingkat kepengurusan dicantumkan tanda bintang.
  7. Warna tinta stempel biru.

Pasal 62
Format dan bentuk stempel terdapat di dalam lampiran yang tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

BAB IX
KETENTUAN PENUTUP

Pasal 63
  1. Segala sesuatu yang belum diatur dalam Peraturan organisasi ini akan diputuskan kemudian oleh Pimpinan Pusat.
  2. Dengan diterbitkannya Peraturan Organisasi ini, maka Peraturan Organisasi Nomor : 11/KONBES-XVIII/VI/2012 tentang Pedoman Penyelenggaraan Administrasi dan Alat-alat Kelengkapan Organisasi dinyatakan dicabut dan selanjutnya tidak berlaku lagi.
  3. Peraturan Organisasi ini berlaku mulai tanggal ditetapkan dan apabila terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
  4. Agar setiap pengurus GP Ansor mengetahui dan memahami Peraturan Organisasi ini, maka setiap tingkat kepengurusan GP Ansor diwajibkan menyosialisasikan Peraturan Organisasi ini.

Ditetapkan di : Cirebon
Tanggal : 27 Sya’ban 1437 H
3 Juni 2016
KONFERENSI BESAR XX 
GERAKAN PEMUDA ANSOR TAHUN 2016 
Pimpinan Sidang Pleno II
M. Nuruzzaman
Ketua

Sekretaris
Saleh Ramli
PO/ Peraturan Organisasi GP Ansor Tentang Pedoman Penyelenggaraan Administrasi
author-photo


May 01, 2018  Edukasi